Gérer les interruptions : la méthode ADRA

Il m’est arrivé de travailler dans une trés petite entreprise en temps que technicien en informatique. Pour survivre, une entreprise de cette taille doit constamment traiter plusieurs devis à la fois, et par un corollaire surprenant à la loi de Murphy1, il est fréquent de constater que les échéances des devis tombent souvent au même moment, entraînant ce qu’on appelle dans un jargon technique d’initiés des « charettes« .

Dans ce genre de situations, il faut en général jongler entre les différents projets, ce qui fait qu’il est difficile de se concentrer pleinement sur une tâche bien précise.

Avez vous déjà remarqué à quel point l’imprévu, les interruptions continuelles et les projets de dernières minutes sont chronophages2 ? N’est-il pas rageant, alors que vous êtes concentré à effectuer un travail important, de voir s’intercaler une « tâche urgente à faire en priorité », qui va vous distraire, vous déconcentrer, et vous faire perdre votre temps ? N’aimeriez vous pas pouvoir terminer d’un bloc ce que vous avez à faire, sans avoir à jongler sur 15 projets à la fois, tous plus prioritaires les uns que les autres ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, alors la méthode ADRA, pour Abandonner, Déléguer, Reporter ou Agir est pour vous. La méthode ADRA est un outil qui vous permettra de gérer les interruptions en vous aidant à déterminer facilement et rapidement quelles sont les tâches prioritaires que vous devez effectuer impérativement, et celles que vous pouvez mettre de côté.

ADRA est en fait un arbre de décision, c’est à dire un ensemble ordonné de questions qui vous conduira immanquablement à un résultat. Cet arbre doit être appliqué à chaque tâche parasite qui vient interrompre votre travail. Voici les questions que vous devrez vous poser :

Abandonner

Lorsqu’une nouvelle tâche vient à votre connaissance, la première question à vous poser est « Cette tâche doit-elle être impérativement réalisée ? ». Si la réponse est négative, c’est à dire que vous n’avez pas vraiment besoin d’effectuer ce travail, alors vous n’avez tout simplement qu’à le laisser tomber. Oubliez-le, envoyez-le dans les oubliettes de votre mémoire, et tirez un trait dessus de façon définitive. Attention, il ne s’agit pas de reporter le travail à plus tard. Il s’agit bien de l’oublier purement et simplement. Plus jamais vous n’y repenserez, que ce soit dans une minute ou dans un an.

Cette étape est la plus importante, car c’est celle qui vous fera gagner le plus de temps. Supposons qu’une nouvelle besogne vous tombe dessus de manière impromptue, et que vous sachiez qu’il vous faille au moins 4 heures pour l’abattre. En la laissant purement et simplement tomber, vous gagnerez tout bonnement… 4 heures, et vous vous épargnerez dans doutes beaucoup d’efforts.

Le coeur de cette branche de l’arbre, c’est de déterminer si la tâche doit être effectuée ou pas, et ce n’est pas si facile. Pour répondre à cette question, il vous faudra tout de mêmes quelques instants de réflexion, car la solution n’est pas forcément triviale.

Si vous avez du mal à vous décider, je vous conseille de vous poser la question suivante : « Pourquoi dois-je réaliser ceci ? Si le travail est fait, quels seront les bénéfices réels, et sinon, quelles seront les conséquences à court, moyen et long terme ? ». En comparant les conséquences de votre inaction avec les bénéfices que vous pourriez tirer de l’action, vous découvrirez souvant que le jeu n’en vaut pas la chandelle, et que vous avez mieux à faire.

Déléguer

Si la tâche à réaliser est essentielle, et ne peut être abandonnée sans conséquences, alors il faut vous demander si vous ne pouvez la déléguer. Faire faire le travail par quelqu’un d’autre est également une excellente façon de gagner du temps, tout en sachant que le travail sera fait. Là encore, il faut prendre certains éléments en considération avant de déléguer.

Tout d’abord, vous devez vous demander si la tâche en question peut effectivement être déléguée. Un examen d’urine ou une prise de sang sont des exemples typiques de corvées que vous ne pouvez pas déléguer.

Ensuite, assurez vous que vous avez effectivement quelqu’un à qui faire faire le sale boulot. Si vous êtes manager, ou chef d’entreprise, vous avez des employés sous votre responsabilité, qui accepteront de faire ce que vous leur demanderez. Si vous êtes parents, et que le travail à effectuer concerne la vie de famille, faites le faire par vos enfants, au lieu de les laisser avachis devant la télé à regarder des âneries.

Quoi qu’il en soit, assurez vous que la personne choisie détient les compétences et le temps nécessaire pour faire le boulot. Cela dit, la gestion du temps deviendra son problème (niark niark).

Enfin, vous devrez déterminer quels seront les efforts que vous devrez déployer pour vous assurer que le travail est fait. Déléguer, c’est savoir accepter de s’en remettre à autrui, mais cela implique un travail de vérification plus ou moins poussé. Si vous pensez que déléguer vous coûtera plus d’efforts que de faire le travail vous même, ne déléguez pas.

Reporter

Vous savez que votre tâche ne peut-être abandonnée, ni déléguée. Vous devrez donc la réaliser vous même. La prochaine question à se poser est la suivante : « Cette tâche doit-elle être effectuée maintenant ? Si je la remets à plus tard, quelles seront les conséquences ? Jusqu’à quand puis-je reporter ce travail ? ». En fait, cette étape va vous servir à ordonnancer au mieux les différentes tâches que vous devez réaliser, en écartant celles qui vous embêtent pour les remettre à plus tard.

Sachez que chaque fois que vous passez d’une besogne à une autre, il vous faut quelques minutes pour vous reconcentrer, entraînant une perte de temps dramatique. L’intérêt du report est d’optimiser l’ordonnancement des tâches pour les effectuer les unes après les autres, au lieu de toutes les mélanger.

Si vous décidez de reporter, faites attention à ne pas sombrer dans la procrastination, car vous prenez le risque de voir le labeur en retard s’accumuler et de réaliser à la dernière minute qu’il vous reste une tonne de travail non fait. Reporter oui, mais reporter intelligemment.

« Facile à dire ! », me direz vous, « mais comment reporter intelligemment ? ». La meilleure pratique, je pense, est de vous fixer une limite temporelle fixe et immuable. Ainsi, si une interruption vous tombe dessus alors que vous travaillez à autre chose, ne vous contentez pas de dire « Bon, je verrai ça plus tard », mais prenez quelques secondes pour décider exactement à quel moment vous allez vous y atteler. Vous pouvez par exemple décider de terminer votre travail en cours, ou définir une heure fixe dans la journée.

En vous fixant une échéance fixe, vous définissez une barrière de sécurité, qui vous permettra d’éviter la procrastination. Comment croyez vous que je fais, pour écrire deux billets par semaine sur ce blog ? Avez vous vu le compte à rebours avant le prochain billet ? En fait, au moment ou j’écris, il reste 30 minutes avant le prochain billet 🙁 . Cette échéance m’a forcé à me lever une heure plus tôt (et dieu sait que j’aurais préféré dormir) pour terminer ce billet en temps et en heure.

L’important, c’est de connaître les conséquences de vos choix. Si vous décidez de prendre en compte l’interruption, vous allez forcément reporter votre travail en cours. Des deux tâches, laquelle souffrira moins le retard ?

Agir

Enfin, si vous êtes arrivé à ce noeud de l’arbre, c’est que votre tâche ne peut être abandonnée, ni déléguée, ni reportée. Quelles sont les options restantes ? Et bien, les choix sont pour le moins réduits : au boulot !

Pour conclure

Ce petit arbre de décision tout simple peut-être un outil précieux si vous avez parfois du mal à gérer vos interruptions. Bien des fois, vous constaterez qu’il vous fera gagner un temps précieux, et vous gagnerez en productivité.

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