Qui n’a jamais agit dans l’urgence ici ? Levez la main bien haut. Personne ? Bien, dans ce cas, je ne parlerai pas pour rien. Car le temps, aujourd’hui, est une ressource cruciale. On n’a jamais assez de temps pour tout faire, il faut toujours courir d’un point à un autre, se dépêcher, se presser, et on se retrouve à faire 10 000 choses en même temps. Et c’est là qu’apparaît ce redoutable adversaire : l’urgence.

Qu’est-ce qu’une tâche urgente ? Et bien, c’est une tâche (terminer un rapport, aller chercher son gamin à l’école) qui ne peut pas (plus ?) être remise à plus tard, et doit être réalisée maintenant, sous peine de sanction négative (engueulade du patron, perte de son boulot, problèmes avec les services sociaux, etc.) Et plus l’échéance approche, plus le risque de retard augmente, plus l’urgence est importante. On entre alors dans une situation de crise.

Les situations de crises sont extrémement désagréables, car elles ont la sinistre tendance à se multiplier par effet domino. Je suis en retard pour un rapport urgent, donc je m’y met à fond en délaissant mes autres activités, donc je prends du retard sur d’autres projets importants, que je devrai rattraper plus tard, etc.

De plus, les crises sont fortement génératrices de stress, qui a les effets désastreux que l’on sait sur la santé. Et puis, si une certaine dose de stress permet d’accroitre ses performances, un stress trop important et continu devient insuportable et complètement improductif.

Nous allons donc analyser comment naît l’urgence, et de quelles manières nous pouvons nous en prémunir.

Mauvaise planification des tâches

mauvaise estimation du temps = urgence

Les gens qui travaillent dans l’informatique le savent bien : il est quasiment impossible de terminer un projet dans les délais. En fait, comme dans le bâtiment, la plupart des projets sont rendus en retard, et l’équipe de travail termine par un « coup de bourre », une « charrette », et sur les rotules.

La première raison de cet état de fait vient sans doute du fait qu’il est trés difficile d’évaluer le temps que nous prendrons les différentes tâches à réaliser. Je vous ai fait une belle image pour illustrer mon propos. En bleu, la durée planifiée, et en rouge, la durée effective de la tâche.

Comme la durée du travail à réaliser a été sous évaluée, on se retrouve dans un état d’urgence à mesure que l’échéance se rapproche. On travaille plus et plus vite (du moins, on essaye) pour rattraper le retard, et donc, paf ! État de crise, stress, overdose de café, nuits blanches, infarctus, et tout le toutim.

C’est un problème tellement courant qu’il a été la source de nombreux (pseudos) théorèmes, tels que le théorème d’Eric Bourreau1 :

Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte du théorème d’Eric Bourreau2

Comment y remédier ? J’entrevois principalement deux solutions. La première, c’est de se fixer soi même une échéance avant l’échéance officielle. Je dois terminer ce rapport pour vendredi ? Ok, je considère qu’il doit être fini pour mercredi. Ainsi, cela dégagera un « tampon de temps » qui permettra d’absorber les retards sans trop de stress. Attention toutefois à la loi de Parkinson :

Le travail se dilate jusqu’à remplir le temps disponible

La deuxième solution, la plus efficace à mon avis, c’est de faire appel à son expérience, et d’apprendre à mieux évaluer la durée des tâches. Vous êtes toujours en retard de deux jours sur des projets d’une semaine ? Apprenez à sur-évaluer ces projets. La planification, cela s’apprend, et se maîtrise.

Une autre cause qui peut rallonger indéfiniment la durée des tâches, c’est de souffrir d’un perfectionnisme excessif. Dites vous bien qu’il est impossible d’atteindre 100% d’efficacité dans tout ce qu’on entreprend.

« Le diable est dans les détails ». En général, 20% de nos activités apportent 80% des résultats. Ensuite, nous passons 80% de notre temps à pinailler, à perfectionner, à fignoler, à tergiverser, ce qui n’apporte en général que 20% des résultats.

Il faut apprendre à lâcher prise, et accepter que tout ce que nous faisons ne peut pas être parfait. Il est bien plus productif de consacrer 80% de ses efforts aux 20% d’activités qui apportent 80% des résultats.

Ne pas savoir gérer les interruptions

Attention aux interruptions

Dans un monde parfait, une fois nos tâches planifiées, il suffirait de s’y mettre suffisamment tôt, et hop ! Nous serions à l’heure. Malheureusement (ou heureusement), la vie n’est pas si simple, et nous sommes sans arrêt soumis à de nombreux stimulus, et victimes de sollicitations et d’interruptions quasi-constantes.

Si on ne sait pas les gérer convenablement, les interruptions peuvent devenir extrèmement chronophages. Il est bon de distinguer les interruptions de deux catégories :

  • Les sollicitations externes : Ce sont vos amis qui vous invitent à prendre un café, vos gamins qui vous demandent de jouer avec eux, votre patron qui vous demande de participer à une réunion vitale dont vous n’avez rien à foutre, votre collègue qui vous demande de l’aide. Bref, la perte de temps, c’est les autres.
  • Les sollicitations internes : Ce sont toutes les interruptions qui viennent de votre part. C’est le cas lorsque vous interrompez votre travail pour consulter vos emails, ou votre aggrégateur RSS, ou les statistiques de votre blog, ou lorsque vous faites une pause café et passez une demi-heure à papoter avec vos collègues, ou tout simplement quand vous commencez à rêvasser. Bref ! Toutes ces pertes de temps dues à une mauvaise concentration.

Comment gérer ces interruptions pour qu’elles ne vous mettent pas systématiquement en retard ? J’ai déjà plus ou moins traité ce sujet dans un autre article. Vous pouvez utiliser la méthode ADRA, pour Abandonner, Déléguer, Reporter ou Agir :

  • Abandonner : Si l’interruption n’est pas importante, faites vous plaisir : laissez-là tomber !
  • Déléguer : Eh ! Cette tâche inutile qui vous interrompt et qui vous ennuie, peut-être qu’elle sera importante pour quelqu’un d’autre. Un collègue, ou un subordonné, par exemple.
  • Reporter : Si l’interruption n’a pas besoin d’être traitée tout de suite, remettez-là à plus tard.
  • Agir : Ce n’est qu’en dernier recours, si l’interruption est importante et doit être traitée tout de suite, qu’il faudra vous y mettre.

En matière d’interruption externes, il est important de savoir dire non aux solliciteurs de toutes sortes. Vous n’avez pas le temps, et vous n’êtes pas responsable de la misère du monde. S’il ne faut pas s’enfermer dans sa tour et devenir complètement innaccessible, il est aussi tout à fait légitime d’avoir des priorités, et de ne pas pouvoir tout faire. Ensuite, c’est à vous de choisir. Mais j’ai déjà écrit un article là dessus, je ne vais pas me répéter.

Quand aux sollicitations internes… Aïe aïe aïe ! Difficile de se concentrer, alors que nous sommes sollicités par de plus en plus d’informations. Mails, portable, RSS, etc. Pour s’en sortir, un seul mot : discipline et concentration3 !

Imposez vous de finir telle tâche ou tel sous-projet avant de consulter vos mails. Ne répondez pas systématiquement à tous les coups de téléphones. Et si vous avez du mal à résister aux distractions, alors il faut diminuer leurs sources. Fermez votre aggrégateur dans la journée, et ne l’ouvrez qu’une ou deux fois par jour. Éteignez votre portable et fermez la porte de votre bureau lorsque vous travaillez sur un truc important.

La procrastination, ou toujours commencer en retard

la procrastination entraîne les retards et l'urgence

Parfois, il est bon de remettre une tâche à plus tard. Par exemple, parce qu’on a besoin de plus d’informations ou de préparation. Ou tout simplement parce que ce n’est pas le bon moment (ça ne sert à rien d’aller cherchez les lardons à l’école deux heures avant la fin des cours). Ou pour une autre raison rationnelle.

Mais parfois, cette temporisation devient systématique et compulsive. Le fait de toujours tout remettre à plus tard s’appelle la procrastination.

C’est une réaction émotionnelle, dont nous souffrons tous plus ou moins à différents niveaux. Qui n’a jamais remis quelque chose au lendemain ? Qui n’a jamais révisé un partiel la veille ? Mais parfois, la chose prend une telle ampleur que ça en devient handicapant pour des gens qui ne peuvent plus rien entreprendre tant ils procrastinnent tous azimuts.

La procrastination créé artificiellement de l’urgence. Au fur qu’on remet à plus tard, l’échéance se rapproche, et la tâche devient de plus en plus urgentes. Jusqu’à au moment ou la pression engendrée devient suffisante pour faire sortir le procrastinateur de son inertie et le fasse agir.

L’exemple le plus célèbre, c’est bien sûr celui du lièvre, de la fable du lièvre et de la tortue, qui s’imagine avoir le temps, remets son départ, et finalement termine la course bon dernier derrière la tortue.

Pourquoi procrastinons nous ? Pour plusieurs raisons :

  • Par manque de motivation : j’ai un rapport important à taper, mais ça m’ennuie profondément. Comme ce n’est pas urgent et que je ne suis pas motivé, je vais remettre à plus tard pour me consacrer à d’autres tâches plus plaisantes et moins pénibles, même si elles sont moins importantes.
  • Par peur de ne pas être à la hauteur : Procrastiner fournit une excuse commode pour échouer. Oui, j’ai tapé ce rapport à la dernière minute, et il n’est pas d’une trés bonne qualité. Mais si j’avais disposé de plus de temps, nul doute qu’il aurait été parfait.

    Ainsi, nombreux sont ceux qui n’osent pas agir, par peur de mal agir ou de révéler leur incompétence.

  • Par peur d’être trop bon : Si je m’y mets tout de suite, je ferai un super boulot sur ce rapport, et j’aurai en plus du temps libre. Mais du coup, on va me refiler encore plus de travail, et on s’attendra toujours à ce que je fournisse un super travail. Donc, je procrastine, je « sabote » un peu mon boulot, et on n’attendra pas trop de moi.
  • Par sabotage : Certains utilisent la procrastination comme une arme de protestation, et sabotent leur travail pour se venger. Ah ! Salaud de patron, tu me refiles toujours des projets foireux, et tu me traite comme de la crotte ? Tu vas voir ton rapport urgent, comme il sera mauvais !

    En général, ces types de procrastinateurs ont du mal à admettre qu’ils font plus de mal à eux même qu’à la source de leur courroux.

Comment remédier à la procrastination ? Il n’est pas facile d’y répondre. Les causes sont nombreuses, et sont souvent d’ordre psychologique. Une bonne règle générale, c’est de toujours commencer les tâches le plus tôt possible. J’ai un truc à faire ? Je le fais tout de suite, et je suis débarrassé.

Il est également bon de prévoir ce qu’on fera du temps libéré. Au lieu de se dire « Zut, j’ai un truc pénible à faire, qui m’empêchera de m’adonner à telle activité agréable » (punition), réfléchir plutôt en ces termes : « J’ai un truc important à faire, et dés que je l’aurai terminé, je pourrais me consacrer à tel projet agréable » (récompense).

Conclusion

J’espère que ce petit cours de gestion du temps vous aidera à gérer vos urgences, à tenir vos délais, et à ne plus courir partout. Rappelons toutefois qu’il est inutile de faire beaucoup et de terminer à l’heure, si on ne fait pas les bonnes choses. Nous verrons dans un prochain article comment choisir nos activités en fonction de leur importance.

Et vous ? Avez vous des exemples de cas ou vous avez perdu du temps ? Avez vous des trucs ? Comment gérez vous votre temps ?

  1. Eric Bourreau enseigne entre autre la gestion de projet à l’Université []
  2. Au passage, les amateurs seront ravis de découvrir que ce théorème est récursif []
  3. Oui, ok, ça fait deux mots []

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